Les dades que apareixen en l'encapçalament d'escrits representen el primer contacte amb el lector i sovint determinen la mena de relació que hi establirem. Cal, a aquest efecte, ser ordenats i senzills i tenir en compte les regles generals següents:
Quan la comunicació s'adreci a un organisme oficial o a un funcionari, caldrà indicar-hi sempre el càrrec o la dependència a qui s'adreça el document.
Recordeu que el nom de les unitats s'ha d'escriure en majúscula.
En la referència a l'adreça escriurem la inicial del primer mot en majúscula ja que estarà situada a principi de línia.
En la referència al codi postal i el municipi és recomanable, tenint en compte la recuperació de la referència tradicional a les comarques en substitució de la referència a les províncies, fomentada en la Llei 6/1987, de 4 d'abril (DOGC núm. 827, de 10-04-1987), sobre l'organització comarcal de Catalunya, assenyalar-hi la comarca.
Quan aparegui el nom d'una comarca en un encapçalament o en un peu de pàgina no hi posarem l'article. No obstant això, quan aparegui dins d'un context oracional, hem d'encapçalar la majoria de les 41 comarques amb l'article corresponent i seguint les regles habituals sobre apostrofació, excepte quan ens referim a Osona, que no apareix mai encapçalada per l'article, i a tres més en què l'ús és optatiu –Anoia, Garraf i Terra Alta–.
Podeu consultar la llista de les comarques al final d'aquest llibre.
Exemple d'encapçalaments d'un escrit adreçat a una empresa:
<NOM DEL DESTINATARI>
<DEPENDÈNCIA>
<ADREÇA>
<CP> <MUN.> (<COMARCA>)Sra. Aurèlia Camps
Secció de Publicitat
SERIN, SA
Carrer d'Entença, 20, baixos
08015 Barcelona (BARCELONÈS)
Exemple d'encapçalament d'un escrit adreçat a un particular:
<NOM DEL DESTINATARI>
<ADREÇA>
<CP> <MUN.> (<COMARCA>)Sr. Domenèc Casas
C/ de Jaume I, 34, 4rt 2a
17256 Pals (BAIX EMPORDÀ)
