1. Marc legal
L'obligació de portar una comptabilitat ordenada ve imposada pels articles 25 a 33 del Codi de Comerç i per la nova redacció fixada per la Llei 19/1989, de 25 de juliol (BOE 310, 27-XII), de reforma parcial i adaptació de la legislació mercantil a les directrius de la CEE.
Pel que fa a la manera de portar comptabilitat, cal atenir-se al Pla general de comptabilitat, aprovat pel Reial Decret 1643/1990, de 20 de desembre (BOE 310, 27-XII), que desenvolupa el mandat de l'article 8 de la Llei anteriorment esmentada.
Les obligacions a què fa referència la legislació mercantil són sense perjudici del que estableixi una altra normativa (fiscal, etc.). D'aquí ve el malentès que sols s'ha de portar comptabilitat quan el sistema de declaració fiscal corresponent hi obligui. Cal recordar, doncs, que la comptabilitat és, abans que res, un sistema d'informació i control econòmic i financer, fonamental per a la presa de decisions en l'empresa.
Comptabilitat formal: llibres obligatoris i potestatius
L'article 25 del Codi de Comerç estableix un principi general en matèria de comptabilitat quan diu que «tot empresari haurà de portar una comptabilitat ordenada, adequada a l'activitat de la seva empresa, que li permeti un seguiment cronològic de totes les seves operacions, com també l'elaboració periòdica de balanços i inventaris».
A) Llibres obligatoris per a tots els empresaris
El mateix article 25 disposa que l'empresari «...portarà necessàriament, sense perjudici de l'establert en les lleis o disposicions especials, un llibre d'Inventaris i Comptes anuals i un altre Diari». Així doncs, són dos els llibres obligatoris per a tot empresari:
a) El llibre d'inventaris i comptes anuals, que s'obrirà amb el balanç detallat de l'empresa i en el qual es transcriuran amb sumes i saldos, com a mínim trimestralment, els balanços de comprovació (art. 28.1).
b) El llibre diari, que enregistrarà dia a dia les operacions relatives a l'activitat de l'empresa.
Serà vàlida, no obstant això, l'anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al mes, amb la condició que el detall de les operacions aparegui en altres llibres o registres concordants, d'acord amb la naturalesa de l'activitat de què es tracti (art. 28.2).
B) Llibres obligatoris per a alguns empresaris
Són els anomenats llibres especials. Entre aquests destaca el llibre d'actes que hauran de portar necessàriament, d'acord amb l'article 26, les societats mercantils i en què «hi constaran, almenys, tots els acords adoptats per les juntes generals i els demés òrgans col·legiats de la societat...».
A més d'aquest llibre d'actes, el Codi de Comerç i nombroses lleis especials estableixen altres llibres que necessàriament hauran de portar determinats empresaris com, per exemple, el llibre de registre d'accions de les societats anònimes.
C) Llibres protestatius
Encara que la Llei 19/1989 no en fa cap esment especial, els empresaris podran portar voluntàriament aquells llibres i registres que estimin convenients segons el sistema de comptabilitat que adoptin. Aquesta possibilitat es dedueix dels articles 25 i 27 del Codi de Comerç.
Qui ha de portar la comptabilitat?
L'article 25.2 del Codi de Comerç disposa que els empresaris o les persones per ells autoritzades portaran la comptabilitat, sense perjudici de la responsabilitat dels primers. Se'n presumirà l'autorització, llevat de prova en contra. Per tant, els llibres s'han de portar sota l'autoritat i la signatura de l'empresari.
Requisits dels llibres
Existeixen uns requisits formals, a fi de garantir la veracitat dels llibres:
a) Legalització dels llibres (article 27). Els empresaris presentaran els llibres en el Registre mercantil del lloc on tenen el domicili perquè, abans de la seva utilització, s'indiqui en el primer full el nombre total de pàgines que componen el llibre i se segellin.
A més, serà vàlida la realització d'assentaments i anotacions per qualsevol procediment idoni sobre fulls que després hauran de ser correlativament enquadernats per tal de formar els llibres obligatoris, els quals es legalitzaran dins dels quatre mesos següents a la data de tancament de l'exercici.
b) Utilització dels llibres. Amb la finalitat que la comptabilitat compleixi amb la seva autèntica funció, com ara reflectir la situació patrimonial de l'empresari, l'article 29 del Codi de Comerç disposa que tots els llibres i documents comptables es portaran amb claredat, per ordre de dates, i sense espais en blanc, interpolacions o correccions.
c) Conservació dels llibres. L'article 30 del Codi de Comerç fixa l'obligació dels empresaris de conservar els llibres durant sis anys, a comptar de l'últim assentament realitzat, llevat del que estableixen les disposicions especials.
