Definició
El comunicat intern és aquell escrit que conté informacions que l'emissor transmet al receptor dins de la mateixa organització perquè en prengui coneixement.
El comunicat intern pot ser individual o col·lectiu, depenent del nombre de destinataris. El comunicat intern individual és l'escrit mitjançant el qual es comuniquen dues persones de la mateixa empresa sobre algun assumpte de la seva incumbència i sempre d'una manera unipersonal. En canvi, el comunicat intern col·lectiu és un comunicat de règim interior que passa per les mans de diversos receptors seguint un trajecte predeterminat ja que l'assumpte els és d'interès comú.
Cal esmentar que, atès el caràcter circulant d'aquest text, és recomanable incloure-hi una fórmula que permeti conèixer si el circuit s'ha realitzat satisfactòriament. Us suggerim, per exemple, la següent:
Signeu l' «assabentat», si
us plau, i feu circular aquest comunicat
per l'ordre indicat.
En qualsevol cas, però, els elements que cal tenir en consideració pel que fa a l'estil o a les seves peculiaritats formals són idèntics i us els oferim tot seguit de forma comuna; deixem les peculiaritats per als apartats adients.
L'encapçalament
Per facilitar la seva identificació, és aconsellable assenyalar a la part superior del full que es tracta d'un comunicat intern. Tot seguit cal escriure els càrrecs de les persones que es transmeten la informació, sense article. Com a norma general escriurem els càrrecs en minúscula, llevat que apareguin a principi de línia, i els noms de les unitats, sempre amb majúscula inicial.
Per evitar fer un ús sexista de la llengua podeu usar expressions com «persona+adjectiu» o «personal+sintagma adjectival», o bé altres solucions que no impliquin una discriminació de les formes femenines, com és la utilització de mots abstractes. Així direm la Direcció General en lloc de el director general o personal de neteja en lloc de dones de la neteja.
Tot seguit, i per facilitar-ne la lectura i la posterior classificació, assenyalarem l'assumpte del document d'una manera sintètica.
Tractaments personals
Per a qui redacta el text usarem la primera persona del singular per descartar-ne la singularitat o bé la primera persona del plural si actuem com a representants de l'empresa; per a qui rep el text és preferible usar la forma vós, que és més genuïna del llenguatge administratiu català i que, a més, elimina la possibilitat de discriminar el lector per raó del seu sexe, o la forma vostè, més pròpia del castellà i que no evita la discriminació.
Majúscules i minúscules
La majúscula té la funció de remarcar i donar importància: un ús abusiu pot atenuar-ne el valor; per això, us recordem que els noms dels càrrecs no s'escriuen en majúscula, llevat que siguin precedits per un tractament protocol·lari.
Altrament, és obligat usar la majúscula en la inicial de paràgraf i en els noms de les unitats administratives; pel que fa a les abreviatures, cal dir que en general s'escriuen en minúscula, llevat de determinats casos que trobareu recollits al final d'aquest llibre.
El peu de pàgina
Atès que els comunicats interns són documents de treball, en el peu de pàgina indicarem només la signatura i la datació i ometrem la fórmula de comiat, com també la referència al càrrec, que ja figura al principi del document.
L'ordre dels elements de la signatura és el següent:
<LLOC I DATA>
(signatura)
<NOM I COGNOMS>
En la datació cal sempre:
a/ escriure els noms dels mesos en minúscula,
b/ escriure el número de l'any sense punt entremig,
c/ eliminar la preposició a davant de la referència
de la data.
Altres informacions
En el cas que la vostra empresa generi un gran nombre de comunicats interns és recomanable incloure-hi dos elements més que us permetran organitzar-los millor. En primer lloc, la referència de l'escrit, ja que aquesta us permetrà relacionar la resposta amb el comunicat que la va motivar; en segon lloc, les abreviatures de les persones responsables de la redacció i del picatge de les unitats en què s'ha elaborat el text.
Estil
1. Cal usar el gerundi només per expressar la simultaneïtat de les accions i procurar no abusar de formes substantivades, ja que el llenguatge administratiu català prefereix l'ús de formes personals i actives dels verbs.
2. Com a norma general evitarem utilitzar frases en passiva, ja que sovint despersonalitzen l'expressió i dificulten la comprensió del text, i usarem frases en activa.
3. Cal evitar l'omissió de la conjunció que introductora d'una oració subordinada amb funció de complement directe ja que aquesta omissió resta coherència al text i atempta contra les regles de correcció sintàctica més simples.
ESTRUCTURA DEL COMUNICAT INTERN INDIVIDUAL
1. Nom del document
2. Emissor:
DE: <CÀRREC EMISSOR>
3. Receptor:
A: <CÀRREC RECEPTOR>
4. Comunicació:
4.1. Fórmula: ASSUMPTE:
4.2.
Comunicació pròpiament dita
5. Peu
5.1. Signatura
5.2. Nom i cognoms
5.3.
Datació
MODEL DE COMUNICAT INTERN INDIVIDUAL
COMUNICAT INTERN
DE: <CÀRREC
INTERN>
A: <CÀRREC
RECEPTOR>
ASSUMPTE: <ASSUMPTE>
<TEXT>
(signatura)
<NOM
I COGNOMS DE L'EMISSOR>
<MUNICIPI>, <DIA> de <MES> de <ANY>
EXEMPLE DE COMUNICAT INTERN INDIVIDUAL
Ref: RM/ab/vac4 DE: cap de personal ASSUMPTE: sol·licitud de
vacances En resposta al vostre comunicat del dia
15 d'aquest mes sobre la
sol·licitud de vacances d'estiu, us informo que no puc satisfer la
vostra petició ja que no disposem de cap persona que us pugui
substituir durant el mes de juliol, la qual cosa us comunico
perquè en prengueu coneixement i als efectes oportuns. (signatura) Ponts, 22 de juny de 1995
A: cap de contractació
Rosa Maria Mercader i
Coll
ESTRUCTURA DEL COMUNICAT INTERN COL·LECTIU
1. Nom del document
2. Emissor:
DE: <CÀRREC EMISSOR>
3. Receptor:
A: <CÀRREC RECEPTOR>
4. Comunicació:
4.1. Fórmula:
ASSUMPTE:
4.2. Comunicació
pròpiament dita
4.3.
Fórmula per al seguiment del circuit:
Signeu
l'«assabentat», si us plau, i feu circular aquest comunicat per
l'ordre indicat.
5. Peu
5.1.
Signatura
5.2. Nom i
cognoms
5.3.
Datació
6. Referència al recorregut que ha de seguir el comunicat.
MODEL DE COMUNICAT INTERN COL·LECTIU
COMUNICAT INTERN
DE: <CÀRREC
EMISSOR>
A: <CÀRREC
RECEPTOR>
ASSUMPTE: <ASSUMPTE>
<TEXT>
Signeu l'«assabentat, si us plau, i feu circular aquest comunicat per l'ordre indicat.
(signatura)
<NOM I COGNOMS DE L'EMISSOR>
<MUNICIPI>, <DIA> de <MES> de <ANY>
Assabentats
(signatura) <NOM I COGNOMS> (signatura) <NOM I COGNOMS> (signatura) <NOM I COGNOMS>
<IDENTIFICACIÓ>
<IDENTIFICACIÓ>
<IDENTIFICACIÓ>
EXEMPLE DE COMUNICAT INTERN COL·LECTIU
Ref: JP/gf/1.091 DE: responsable del Departament de
Vendes ASSUMPTE: tramesa de
comandes Atès que darrerament s'ha constatat la
irregularitat del procediment pel qual
s'informava la central de les comandes, us comunico que a comptar del
dia 10 de març caldrà remetre a aquest Departament la
sol·licitud de material que adjuntàvem a la nostra circular
ref. 14/95, degudament formalitzada el dia 1 de cada mes. Signeu l'«assabentat», si us plau, i
feu circular aquest comunicat
per l'ordre indicat. (signatura) Barcelona,
4 de març de
1995 Assabentats
(signatura) Joan Segura (signatura) Andreu Venter (signatura) Juanjo Grau
A:
responsables de zona
Josep
Vendrell
zona
Les
Corts zona
Sarrià
zona
Eixample
