Definició
La invitació és el document pel qual hom notifica a una altra persona la celebració d'algun acte al qual se'l convida.
Tota invitació ha d'incloure, com a mínim, el càrrec de qui convida, la mena d'acte i les peculiaritats que se'n desprenen.
L'encapçalament
Com a norma general, les invitacions duen a l'encapçalament només el càrrec de qui convida, escrit en minúscula, llevat que sigui precedit d'un tractament protocol·lari, i precedit per l'article.
A continuació farem referència a la indicació del lloc, el dia i l'hora de l'acte i d'aquells altres detalls que puguin ser d'interès per a qui es convida.
Tractaments personals
Per a qui convida usarem la tercera persona.
Per a qui rep la invitació és preferible usar la forma vós, que és més genuïna del llenguatge administratiu català i que, a més, elimina la possibilitat de discriminar el lector per raó del seu sexe, a la forma vostè, més pròpia del castellà i que no evita la discriminació.
Majúscules i minúscules
Cal ser prudent en la utilització de la majúscula i usar-les només en les inicials de paràgraf o en els noms que han de dur majúscula com, per exemple, els noms de les unitats administratives o els noms propis de lloc.
Per tant, escriurem els noms dels càrrecs en minúscula, llevat que siguin precedits per un tractament protocol·lari.
Pel que fa a les abreviatures cal dir que en general les escriurem en minúscula, llevat de determinats casos que trobareu recollits al final d'aquest llibre.
El peu de pàgina
El peu de la invitació té una estructura diferent de la dels textos administratius més comuns; entre altres possibles solucions, us oferim aquesta:
<LLOC I DATA>
<DESTINACIÓ>
<FÓRMULA PER A LA CONFIRMACIÓ DE L'ASSISTÈNCIA>
En la datació cal sempre:
a/ escriure els noms dels mesos
en minúscula,
b/ escriure el número de l'any sense punt entremig,
c/ eliminar la preposició a davant de la referència
de la data.
A la destinació posarem el nom o el càrrec de la persona a qui es destina. Si la tramesa d'invitacions és personalitzada, posarem el nom de la persona a qui es destina precedida de la fórmula Sr.: o Sra.: segons escaigui; si no ho és, ens servirem d'una fórmula mixta com ara Sr./Sra.:
Si la invitació es fa al responsable d'un organisme oficial, caldrà indicar-ne el càrrec i/o la dependència. Recordeu que el nom de les unitats s'ha d'escriure en majúscula.
Recomanem, finalment, incloure una petició de confirmació al peu de la invitació per tal que conegueu quina serà l'assistència real dels convidats a l'acte i adeqüeu, si cal, les previsions a la realitat.
Us suggerim, com a exemple, la següent:
Estil
1. Cal usar el gerundi només per expressar la simultaneïtat de les accions i procurar no abusar de formes substantivades, ja que el llenguatge administratiu català prefereix l'ús de formes personals i actives dels verbs.
2. Com a norma general evitarem utilitzar frases en passiva, ja que sovint despersonalitzen l'expressió i dificulten la comprensió del text, i usarem frases en activa.
3. Cal evitar l'omissió de la conjunció que introductora d'una oració subordinada amb funció de complement directe, ja que aquesta omissió resta coherència al text i atempta contra les regles de correcció sintàctica més simples.
4. No cal dir que la invitació és un dels documents que, si es mantenen els elements mínims que hi han de figurar, permet més possibilitats de disseny, des de la tradicional invitació en cartolina d'una cara fins al díptic de mides reduïdes al qual s'adjunta un programa de mà.
5. Us recordem que els verbs invitar i convidar regeixen objecte directe i que, per tant, no hi escriurem la preposició a. Per exemple: La presidenta convida Joana Margalef a assistir a l'acte...
ESTRUCTURA DE LA INVITACIÓ
1. Referència de l'amfitrió o l'amfitriona
2. Referència a l'acte
2.1. Lloc
2.2. Dia
2.3. Hora
3. Referència a la persona que es convida
4. Peu de la invitació
4.1. Datació
4.2. Destinació
4.3. Fórmula per a la confirmació de l'assistència
MODEL D'INVITACIÓ
<CÀRREC>
Us convida a assistir a <ACTE> que tindrà lloc a <LLOC>, el dia <DIA> de <MES> de <ANY>, a les <HORA> hores.
<MUNICIPI>, <DATA> de <MES> de <ANY>
Senyor/a: <NOM I COGNOMS>
Preguem confirmació al telèfon/fax <NÚM> o per correu electrònic a l'adreça <A/E>
EXEMPLE D'INVITACIÓ
Us convida a assistir a l'acte de commemoració del X aniversari de l'Associació que tindrà lloc al restaurant Bell Flor, el dia 4 de març de 1995, a les 21.30 h. Granollers, gener de 1995 Senyora: Joana Margalef i Sirurana Preguem confirmació al telèfon (93) 433 55 66, o per correu electrònic a l'adreça ahg@hoteleria.org.
d'Hoteleria de Granollers
