Definició
L'acta és un document formal que constata un fet, una convenció, una obligació, una deliberació, un acord o una manifestació de voluntat, a fi que n'hi hagi constància.
Són elements sempre presents en una acta la identificació de la reunió, la consignació de les persones que hi assisteixen, un resum del desenvolupament de la sessió i del torn obert de paraules, dels acords i dels desacords a què s'arribà, i un resum de les votacions i la fórmula final.
Hi poden aparèixer, a més, l'ordre del dia i la referència als temes pendents i als annexos en els quals trobarem la documentació. Els annexos han d'incloure el número de referència de l'acta.
L'encapçalament
1. La referència al càrrec
Entre les regles mínimes cal destacar l'obligatorietat d'escriure els càrrecs sempre en minúscula, llevat que apareguin encapçalats per algun tractament honorífic o siguin el primer mot de la línia.
2. Títols i protocol
En general, i seguint el costum europeu, recomanem l'ús del tractament senyor o senyora; aquestes fórmules són obligades si no coneixem el tractament específic que cal usar.
Tractaments personals
Per a qui redacta el text usarem la tercera persona en la redacció de l'acta i la primera persona en la fórmula final.
Per a qui rep el text és recomanable usar o bé la forma vós, que és més genuïna del llenguatge administratiu català i que, a més, elimina la possibilitat de discriminar el lector per raó del seu sexe, o bé vostè, més pròpia del castellà i que no ho permet.
Majúscules i minúscules
La majúscula té funció de remarcar i donar importància: un ús abusiu pot atenuar-ne el valor; per això, us recordem que els noms dels càrrecs no s'escriuen en majúscula llevat que siguin precedits per un tractament protocol·lari.
Altrament, és obligat usar la majúscula en la inicial de paràgraf i en els noms de les unitats administratives; pel que fa a les abreviatures, cal dir que en general s'escriuen en minúscula llevat de determinats casos que trobareu recollits al final d'aquest llibre.
El peu de pàgina
Atès que les actes de reunió són documents de treball, en el peu de pàgina hi consignarem, només el càrrec del secretari o la secretària i el vistiplau del president o de la presidència; recordem que la referència al càrrec s'ha d'acompanyar amb un article.
Estil
1. Cal usar el gerundi només per expressar la simultaneïtat de les accions i no excedir-se en l'ús de formes substantivades, ja que el llenguatge administratiu català prefereix l'ús de formes personals i actives dels verbs.
2. Com a norma general evitarem utilitzar frases en passiva, ja que sovint despersonalitzen l'expressió i dificulten la comprensió del text, i usarem frases en activa.
3. Cal evitar l'omissió de la conjunció que introductora d'una oració subordinada amb funció de complement directe, ja que resta coherència al text i atempta contra les regles de correcció sintàctica més simples.
ESTRUCTURA DE L'ACTA DE REUNIÓ
1. Identificació de la reunió
1.1. Nom de l'organisme
1.2. Número de la sessió
1.3. Data
1.4. Hora
1.5. Lloc
2. Assistència
2.1. Fórmula:
Hi assisteixen: (*)
<NOM I COGNOMS> (càrrec)
<NOM I COGNOMS> (càrrec)
2.2. S'ha excusat d'assistir-hi:
<NOM I COGNOMS> (càrrec)
<NOM I COGNOMS> (càrrec)
3. Fórmula: Ordre del dia:
4. Desenvolupament de la sessió i resum del torn de paraules
4.1. Fórmula: Desenvolupament de la sessió:
4.2. Fórmula: Torn obert de paraules:
5. Acords, desacords i resum de les votacions
5.1. Fórmula: Acords:
6. Fórmula final: El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari/secretària, estenc aquesta acta.
7. Fórmula: Annexos
8. Peu de l'acta
8.1. Càrrec i signatura
del secretari o la secretària
8.2. Vist i plau de la persona que ha presidit la reunió, càrrec i signatura
(*) En aquest apartat cal assenyalar en la primera línia el nom de la persona que té la presidència i esmentar-hi el càrrec i, en l'última línia, el nom del secretari o la secretària i el càrrec.
MODEL D'ACTA DE REUNIÓ
Acta de la reunió de <NOM DE L'ORGANISME>
Núm. de la sessió: <NÚM.>
Data: <DIA/MES/ANY>
Horari: <HORA>
Lloc: <ADREÇA>
Hi assisteixen:
<NOM I COGNOMS> president/presidenta
<NOM I COGNOMS> (càrrec)
<NOM I COGNOMS> secretari/secretària
S'han excusat d'assistir-hi:
<NOM I COGNOMS> (càrrec)
Ordre del dia
1. <PUNT 1>
2. <PUNT ...>
Desenvolupament de la sessió
<TEXT>
Torn obert de paraules
<TEXT>
Acords
1. <ACORD 1>
2. <ACORD ...>
<PRESIDÈNCIA DE LA REUNIÓ> aixeca la sessió, de la qual, com a <CÀRREC DE LA PERSONA QUE ESTÉN L'ACTA>, estenc aquesta acta.
<CÀRREC DE LA PERSONA> Vist i plau
QUE ESTÉN L'ACTA> <CÀRREC DE LA PERSONA
QUE ACTUA DE PRESIDENT/A>
(signatura) (signatura)
EXEMPLE D'ACTA DE REUNIÓ
Núm. de la sessió: 5 Hi assisteixen: S'ha excusat d'assistir-hi: Ordre del dia Desenvolupament de la sessió Acords Joan Ramon Juneda i Ramis
aixeca la sessió, de la qual, com a secretària,
estenc aquesta acta.
Acta de la reunió del Consell de Direcció de TUBEXSA
Data: 18 de maig de 1995
Horari: 10.00 h
Lloc: sala de juntes de TUBEXSA
Joan Ramon Juneda i Ramis, president
Josep Bernabeu i Escals, director executiu
Maria Sorribes i Garcia, directora de finances
Miquel Calaf i Serrato, responsable de formació
Joana Herèdia i Sants, cap de la delegació de Terrassa
Anna Maria Parra i Santolaya, secretària
Albert Guiber i Cases, director tècnic
1. Lectura i aprovació de l'acta de la reunió anterior
2. Discussió de la necessitat d'incorporar un enginyer
tècnic a la plantilla de la Delegació de Terrassa
3. Repàs del balanç econòmic i producció del mes d'abril
4. Torn obert de paraules
El Sr. Joan Ramon Juneda i Ramis obre la sessió i demana a la secretària que llegeixi l'acta de la sessió anterior.
Tot seguit intervé per exposar el seu desacord inicial
amb la proposta feta el dia 12 de febrer de 1995 per la Sra. Joana
Herèdia i Sants, cap de la Delegació de Terrassa.
La Sra. Maria Sorribes i Garcia intervé a favor del Sr. Juneda, i argumenta que l'empresa no pot assumir el cost addicional d'aquesta contractació.
La Sra. Herèdia, juntament amb el Sr. Bernabeu, argumenta
la necessitat de contractar aquest enginyer amb les raons següents:
a/ la Delegació de Terrassa és la que ha tingut
un creixement més gran i més ràpid, i el
volum de producció preveu que ben aviat caldrà construir
una nova cadena de muntatge;
b/ el cost de la contractació no comportaria gaires problemes si es té en compte que recentment s'ha tancat la factoria d'Agramunt i que se n'ha reduït la plantilla.
Després que cada banda ha exposat els seus arguments s'ha acordat preparar un informe tècnic sobre les necessitats laborals i les possibilitats econòmiques.
Tot seguit s'ha reiniciat la sessió, sense la participació
de la senyora Herèdia, per tractar del balanç econòmic
i de producció del mes d'abril i preveure la viabilitat
d'iniciar o no un nou pla de producció en alguna de les
delegacions.
1. Preparar un informe tècnic sobre les necessitats
laborals i les possibilitats econòmiques de contractar
un enginyer per a la Delegació de Terrassa.
2. Aplicar el nou pla de control de producció en
la Delegació de Sabadell.
La secretària
(signatura)Vist i plau
El president
(signatura)
